Informacja dla sygnalistów zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.
o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928)
I. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:
- Urząd Gminy Rossosz, ul. Lubelska 8, 21-533 Rossosz, pokój nr 9.
Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie za pomocą:
- Dedykowanej skrzynki mailowej obsługiwanych zgłoszeń: zgloszenia@rossosz.pl,
- Formularza zgłoszenia naruszenia stanowiącego załącznik nr 1 do „Procedury przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych” (zamieszczona na dole strony jako załącznik do Zarządzenia nr 51/2024) i złożenie go Koordynatorowi ds. obsługi zgłoszeń formie listownej na adres: Urząd Gminy Rossosz, ul. Lubelska 8, 21-533 Rossosz, z podpiskiem na kopercie: „Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń – do rąk własnych”.
- Osobiście u Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń;
- Telefonicznie (bez opcji nagrywania rozmów) pod nr tel. 513-388-683.
II. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:
- Zgłaszający jest osobą fizyczną,
- Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
- Informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicy postępowania karnego.
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).
Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
III. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:
- W przypadku zgłoszenia zawierającego adres do kontaktu osoby dokonującej zgłoszenia Koordynator ds. obsługi zgłoszeń w formie listownej w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia wysyła osobie dokonującej zgłoszenia w formie pisemnej potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub zachodzą uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
- Wstępna weryfikacja zgłoszenia polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
- Po weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, zostaje wszczęte postępowanie wyjaśniające/działanie następcze, które podejmowane są z zachowaniem należytej staranności, bez zbędnej zwłoki oraz z zachowaniem poufności.
- Koordynator ds. obsługi zgłoszeń może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
- W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego podmiot publiczny rozpatrujący zgłoszenie może je przekazać zewnętrzne jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym.
- W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań nastepczych.
- Organ nie może podjąć działań następczych w przypadku, gdy w złoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejeszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
- Podmiot publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.
IV. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartości takiej informacji
- Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazaną sygnaliście pisemną informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
- Odstępuje od przekazywania informacji sygnaliście jedynie w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu czy dokonał zgłoszenia anonimowo.
- Maksymalnym terminem na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, jest termin nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
V. Podmiot publiczny rozpatrujący zgłoszenie dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:
- Dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty ma Koordynator ds. obsługi zgłoszeń,
- Dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione.
- Możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie Koordynator ds. obsługi zgłoszeń.
VI. Przetwarzanie danych osobowych następuje na zasadach określonych w art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm. 4) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39).
VII. Działania następcze podejmowane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
Po weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, zostaje wszczęte postępowanie wyjaśniające/działanie następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
Działania następcze ogranu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, a w szczegółności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego sporządza się raport. Raport obejmuje rekomendacje w zakresie załatwienia sprawy. Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.
VIII. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
- Zgodnie z art. 41 ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534) osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Nieodpłatną pomoc prawną można uzyskać można uzyskać w punktach porad prawnych i obywatelskich.
- Sygnalistom przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych.
- W przypadku stwierdzenia albo podejrzenia działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej
w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podmiot publiczny przyjmujący zgłoszenie zobowiązany jest do podjęcia środków zaradczych, które zmierzają do uniemożliwienia działania odwetowego lub usunięcia jego skutków.
IX. Ochrona sygnalisty przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności
- Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
- W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
- Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
- Sygnalista może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca
(art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).
X. W przypadku, gdy sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych i można skutecznie zaradzić naruszeniu prawa, zachęca się do dokonywania zgłoszeń w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu.
XI. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich
ul. Puławska 99a
02-595 Warszawa
Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499
Zgłoszenia będą przyjmowane w dwa dni w tygodniu:
- wtorek, w godz. 8.00 - 16.00
- czwartek, w godz. 9.00 - 17.00
P O U C Z E N I A
W przypadku ustalenia w toku Postępowania Wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu Naruszenia świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę i jako takie skutkować grzywną, karą ograniczenia lub pozbawiania wolności do lat 2.
Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, Zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego Zgłoszenia Naruszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody w związku z fałszywym Zgłoszeniem.
Zarzadzenie Nr 51/2024 Wójta Gminy Rossosz z dnia 19 grudnia 2024 r.